Rechnungen kosten Zeit – und zwar nicht da, wo du denkst
Dienstag, 15:47 Uhr. Du bist gerade drin. Fokus. Flow. Endlich. Dann ploppt sie auf: eine Mail mit PDF. Betreff: „Rechnung“.
Du willst sie nur kurz ablegen. Wirklich nur kurz.
Zehn Minuten später hast du:
- den Lieferanten gesucht,
- eine Bestellnummer vermisst,
- jemanden nach Freigabe angepingt,
- und die Datei heißt jetzt „Rechnung_final_final2.pdf“.
Kommt dir bekannt vor?
Rechnungen sind selten das große Problem. Sie sind das ständige kleine. Und genau deshalb fressen sie so viel Zeit.
Das eigentliche Zeitloch: Unterbrechungen, nicht Buchungen
Viele rechnen „pro Rechnung 5–10 Minuten“. Und übersehen den teuersten Teil. Nicht das Abtippen. Sondern das Drumherum:
Jede Rechnung ist ein Mini-Projekt. Mit Nachfragen, Rückfragen, Kontextwechsel.
Und Kontextwechsel sind wie kleine Crashs im Kopf: Du brauchst jedes Mal wieder Anlauf, um zurück in deine Arbeit zu kommen.
Der Rechnungsvorgang wirkt simpel – ist aber ein Domino-Effekt
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Erkennen: Was steht da eigentlich drin?
Lieferant, Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Zahlungsziel. Routine. Und trotzdem tippen Teams es jeden Tag wieder ab.
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Zuordnen: Wohin gehört das?
Projekt? Kostenstelle? Kategorie? In vielen Fällen könnte man es wissen – weil der Lieferant ähnlich ist, es ähnliche Rechnungen schon gab oder Hinweise im Text stehen.
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Weiterleiten: Wer muss jetzt was tun?
Freigabe, Rückfrage, Ablage, Zahlung. Und hier entsteht meist der meiste Nebel: „Wer ist zuständig?“ und „Wie dringend ist das?“
Ein kleines Beispiel (so sieht’s in echt aus)
Nehmen wir eine wiederkehrende Rechnung: Software-Lizenz, monatlich.
Heute passiert oft:
- PDF kommt rein,
- jemand tippt ab,
- jemand überlegt „IT oder Finance?“,
- jemand fragt nach Freigabe,
- jemand sucht später den Beleg nochmal.
Das wirkt banal. Aber es ist wie Sand im Getriebe: klein, überall, ständig.
Und genau diese Art Rechnung ist die Sorte, die man am schnellsten „entschärfen“ kann.
Der größte Irrtum: „Automatisierung heißt Autopilot“
Viele haben bei „Automatisierung“ ein Bauchgefühl: Kontrolle weg. Risiko. Blackbox. Völlig verständlich.
Was in der Praxis gut funktioniert, ist nicht „Autopilot“. Sondern:
Vorbereitung + Vorschläge + klare Checks.
Heißt: Das System erledigt den Routine-Teil (Erkennen, Sortieren, Vorschläge). Und ihr bestätigt nur dort, wo es wirklich Sinn macht.
Das fühlt sich nicht an wie „abgeben“. Sondern wie: endlich weniger Kleinkram.
Mini-Selbstcheck: Lohnt sich das bei euch?
Wenn du bei 3 oder mehr Punkten nickst, lohnt sich ein genauer Blick:
Was du realistisch sparen kannst (ohne Schönrechnen)
Rechnen wir konservativ.
Und das ist der sichtbare Teil. Der unsichtbare Teil: weniger Unterbrechungen, weniger Nachhaken, weniger „wo liegt das?“.
Wie wir starten (ohne Großprojekt, ohne Prozess-Religion)
Wir beginnen nicht mit „alles neu“. Wir starten mit einer einfachen Sache:
Welche 3–5 Rechnungstypen nerven euch am meisten?
Dann bauen wir einen Ablauf, der:
- Rechnungen automatisch erkennt,
- sauber vorsortiert,
- Daten vorbereitet,
- und nur dort Rückfragen stellt, wo es wirklich unklar ist.
Ihr bleibt in Kontrolle. Nur der Routine-Teil verschwindet.
20 Minuten Klarheit (statt 3 Monate Bauchgefühl)
In einem kurzen Termin schauen wir gemeinsam: wo in eurem Prozess Zeit wirklich verloren geht, welche Rechnungstypen sich sofort vereinfachen lassen, und wie groß euer Einsparpotenzial grob ist. Kein „Demo-Marathon“. Einfach ein realistischer Blick: lohnt sich oder nicht.
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